人に何かを伝えるとき、一番大切なのは「わかりやすいかどうか」です。言葉がわかりやすいと、仕事や会話がスムーズになり、誤解も少なくなります。ここでは、言葉をシンプルでわかりやすくするための具体的なポイントをご紹介します。
1.やさしい言葉を使う
難しい言葉や専門用語はできるだけ避け、誰もが知っている簡単な言葉を選びましょう。たとえば、「検討する」ではなく「考える」、「詳細」ではなく「詳しく」といったシンプルな言葉に置き換えるだけで、聞き手に伝わりやすくなります。
2.短く区切る
長い文章は理解しにくいので、短い文に区切って伝えます。1つの文にたくさんの情報を入れるのではなく、話したいことを1つずつ短い文で表現しましょう。たとえば、「この商品は低価格で、使いやすく、耐久性もあります」と短く表現するとわかりやすくなります。
3.例えや例を使う
わかりにくい話や抽象的な話をするときには、身近な例えや実際の例を使って説明すると伝わりやすくなります。たとえば、「コミュニケーションはキャッチボールのように、お互いに情報をやり取りすることです」と言うと、相手もイメージしやすくなります。
4.主語と述語を明確にする
日本語では主語が省略されることが多いですが、相手に正確に伝えるためには、誰が何をするのかをはっきりさせましょう。たとえば、「この解決策を使うと、問題解決がスムーズになります」と主語を明確にするとわかりやすくなります。
5.必要な情報だけを伝える
たくさんの情報を一度に伝えると、何が大事なのかがわかりにくくなります。大切なポイントだけに絞って話すことで、相手が理解しやすくなります。たとえば、新商品の説明では、商品の特長やメリットに絞り、技術的な詳細は必要に応じて説明しましょう。
6.フィードバックをもらう
話し手が伝えた内容が正しく伝わっているかどうかは、相手に聞いてみることで確認できます。たとえば、質問を促したり、要約をお願いすることで、相手がどれだけ理解しているかがわかります。
7.視覚資料やジェスチャーを使う
言葉だけで伝えにくい場合は、図やジェスチャーを使うとさらにわかりやすくなります。プレゼンや説明の場では、スライドやイラストを使うことで、相手が視覚的に内容を理解しやすくなります。たとえば、新しい製品の特長を説明する際、イメージ図やグラフを見せると、理解が深まります。
8.相手の理解度に合わせる
相手の知識レベルや背景に合わせて言葉を選ぶことも大切です。たとえば、専門知識がある相手には専門用語を使い、初心者にはシンプルな言葉や例えを使うことで、どちらの相手にも理解してもらいやすくなります。
まとめ
シンプルでわかりやすい言葉を使い、「短く」「具体的に」「相手目線で」伝えることが、効果的なコミュニケーションのポイントです。わかりやすい言葉や表現を心がけることで、相手とスムーズにコミュニケーションができるようになります。